Personalhåndbok

Dette er personalhåndboken til SoCentral. Håndboken er et levende dokument som gir ansatte et felles referansepunkt om hvem vi er, hvordan vi jobber og hvorfor vi er til. Håndboken er åpent tilgjengelig som et eksempel på hvordan vi ønsker at en bedrift skal ivareta sine ansatte.

Håndboken har hentet inspirasjon fra bl.a. Bakken & Bæck og Valve Software.

Generelt

Etter utallige konferanser hvor alle snakket om hvor viktig det er med samarbeid på tvers av sektorer for å løse de store samfunnsutfordringene, men få faktisk gjorde det, stiftet Cathrine, Thomas og Håkon SoCentral i 2012. Visjonen var å skape et mer rettferdig og bærekraftig samfunn ved å vise hvordan nye samarbeidsmodeller kan gi bedre resultater.

Strategiene endres kontinuerlig og vi har blitt flere, men visjonen står fortsatt.

Vår visjon

Et mer rettferdig og bærekraftig samfunn

Våre verdier

SoCentral er opptatt av verdier og et sett verdier har vokst frem som vi nå tar med oss i alt vi gjør. Disse er:

Samarbeid

Vi søker alltid samarbeid, men aldri for samarbeidets skyld. Vi samarbeider fordi vi har valgt å jobbe med komplekse samfunnsutfordringer, hvor vi mener samarbeid er en forutsetning for gode løsninger. Vi forsøker å bruke hverandres styrker for å oppnå de beste resultatene og bryr oss ikke om hvem som gjorde hva.

Modig

Vi våger å utfordre det eksisterende. Vi er tydelige når vi er uenige. Vi våger å stikke hodet frem og ta posisjon, men vet at vi aldri sitter på hele svaret.

Transparent

Vi er åpne om hva vi gjør og skjuler ingenting. Vi deler gjerne erfaringer og kunnskap om det som går bra og det som går dårlig.

Humor

Uten humor ingen kreativitet. Uten kreativitet ingen gode idéer. Uten gode idéer ingen skaperkraft. Uten skaperkraft ingen resultater.

Arbeidsfilosofi

Store samfunnsutfordringer krever nye måter å jobbe på. Vi forventer mye av oss selv, men anerkjenner at vi ikke kan gjøre det med evige oppgavelister og permanent arbeid. Hos SoCentral har du frihet og tillit til å løse disse utfordringene på den måten som passer deg best. Dette innebærer fleksibilitet på når du jobber og hvor du jobber fra.

Vi jobber helst i team. Det krever tilpasning til de andre du jobber med. Det er ikke et strengt hierarki eller avdelinger i SoCentral, men det er ofte en prosjektleder eller en person med overordnet ansvar for et område. Dette betyr ikke at disse er ufeilbarlige ledestjerner, men heller at denne personen sikrer at du kan bruke mest mulig av din tid på å gjøre det du er best på.

SoCentral eksperimenterer med løsninger på viktige samfunnsutfordringer. Det er uunngåelig at vi ikke alltid lykkes med ting vi ønsker å få til. Det er ok. Det er faktisk helt nødvendig. Når ting ikke går vår vei er det viktig å være tydelig på hva som har gått galt og å være ryddig overfor oss selv og våre samarbeidspartnere.

For å unngå å feile når vi feiler (og for å styrke suksessen når vi lykkes) er det essensielt at vi deler så mye som mulig og spør om hjelp når vi trenger det. Det aller meste vil bli bedre med ny informasjon eller nye øyne. SoCentral er kunnskapsdrevet og vi er avhengig av at ny kunnskap deles både internt og eksternt.

Code of conduct

Vi forventer at du oppfører deg bra og er hyggelig mot kollegaer, medlemmer, partnere og egentlig alle andre du har noe med å gjøre. God oppførsel og humør smitter, og vi vil gjerne være kilden til dette.

SoCentral tolererer ingen form for diskriminering, rasisme eller hets på arbeidsplassen eller som del av prosjekter vi jobber med eller arenaer vi er del av. For oss er mangfold blant alle våre ansatte og samarbeidspartnere essensielt. Det gjør at vi alltid kan utfordre hverandre og problemstillingene vi jobber med, og det bidrar til at vi evner å se hele samfunnet vi jobber for.

Jobb og verktøy

Når du er nyansatt hos oss

SoCentral har blitt stadig flere ansatte siden oppstart. Vi har ingen faste rutiner for mottak og onboarding av nyansatte (så mange er vi ikke), men den første måneden bruker du til å forstå hva SoCentral er og hvordan vi jobber. Det vil ta mye lenger tid enn dette å sette seg inn i hva vi gjør, men her er noen ting bør du gjøre i løpet av den første måneden:

  1. Ha individuelle samtaler med alle de andre ansatte i SoCentral. Det er avgjørende at vi er godt kjent og har tillit til hverandre.

  2. Prat med Thomas E for oppsett og innføring i de digitale verktøyene vi benytter internt i SoCentral.

  3. Lær deg hvordan du bruker giffer i Slack (hvis du er en av de).

  4. Introduser deg selv for medlemmene i somembers-slack (bruk gjerne en gif).

  5. Prat med en håndfull medlemmer i miljøet. Finn ut hva de gjør, hvorfor de gjør det og hvilke utfordringer de har.

  6. Vann plantene, lag kaffe, ta ut og inn av oppvaskmaskinen og gjør klar lunch. Det er de daglige rutinene til inkubatoren, og de har vi et felles ansvar for.

  7. Ta en kikk på dokumentoppsettet i Google Drive. Det meste av info finnes her.

  8. Bli med på masse tilfeldige møter og prosjektarbeid.

Arbeidstid

SoCentral fører kun lovpålagte timer (timer som ligger til grunn for økonomiske avtaler). Vi har ingen opptelling på slutten av uken, men forventer fulle arbeidsuker og god balanse mellom jobb og fritid.

Hvis du innimellom har behov for å jobbe fra sengen eller under en parasoll er det ok. Sjekk med de du jobber sammen med først, gi beskjed til resten av teamet og sørg for at du er online og tilgjengelig gjennom arbeidsdagen. Hvis du trenger å logge helt av for å drive med konsentrasjonsarbeid i noen timer er selvfølgelig det også helt i orden.

Vi forventer at du svarer på henvendelser innen rimelig tid i løpet av arbeidsdagen. Noen ganger jobber vi også utenfor normale arbeidstider, men ingen blir sure om du ikke svarer på henvendelser før neste arbeidsdag.

Kontoret

Vi syns selv vi har verdens kuleste arbeidsplass og trives best når så mange som mulig er samlet. Vi forventer at du rydder etter deg selv og at du bidrar til å rydde fellesområdene når det trengs. Vi har ulike arbeidssoner, som både vi og medlemmene bruker.

Når du er på kontoret kan du sitte hvor du ønsker, men vi har noen soner du kan merke deg:

  • Hvis du sitter i SoCentral sitt hjørne i 5. etg er du tilgjengelig for spørsmål og henvendelser fra våre medlemmer.

  • Hvis du sitter i flex-områdene i 5. eller 6. etg er du fortsatt tilgjengelig for medlemmene, men de kan ikke forvente at vi kan hjelpe umiddelbart. Kanskje du heller sender de til hjørnet i 5. etg.

  • Hvis du sitter i konse-området i 6. etg. er du utilgjengelig både for medlemmer og resten av teamet. Her sitter du hvis du virkelig skal produsere.

Møter

Vi deler møterom med resten av medlemmene. Sørg for at du kun booker møterom når du faktisk trenger å ha et møte med fire vegger og en skjerm. Hvis du skal jobbe sammen noen andre, ha et kort arbeidsmøte eller en prat, kan det være bedre å bruke ett av bordene i sammen-området eller fellesområdet.

Skal du ha enkle videosamtaler er det bedre å benytte telefonbåsene enn å booke et møterom. Hvis du skal ha videokonferanser med flere deltakere fra vår side er det mulighet for det på alle møterommene.

Vi bruker primært Google Meet som løsning for videomøter da dette er integrert med vår GSuite.

Det er også mulig å booke større møterom på Sentralen, eller til når du skal ha heldagsmøter.

All booking av møterom i 5. og 6. etasje kan gjøres fra medlemsportalen.

Lunsj

Vi har felles lunsj for teamet kl. 11:30. Maten lages av matvarer vi kjøper inn og det blir ofte laget salat. Vi roterer på hvem som lager og rydder lunsj, men vi prøver alltid å hjelpe hverandre, for det er en stor jobb å lage lunsj til mange. Kom gjerne med innspill på hva du ønsker av pålegg etc.

En gang i måneden er det felles medlemslunsj. Da deltar vanligvis over 50 medlemmer, og vi bestiller mat.

Hvis du vil spise noe helt annet får du 10% rabatt i kafeén til Sentralen når du viser fram adgangskortet ditt.

Samlinger

SoCentral drar bort 2 ganger i året for å jobbe med strategi og utvikling. Normalt er dette i starten av hvert halvår og går over to dager med 1 overnatting et sted i kjøreavstand til Oslo.

Vi har også sommerfest og juleavslutning både sammen med medlemmene i inkubatoren og for oss selv.

Program- og maskinvare

SoCentral bruker en rekke programmer i jobbsammenheng. De aller fleste er skybaserte og kan brukes overalt. Du får en laptop og mobil når du starter. Du velger selv om du jobber best med mac eller pc - iOS eller android.

Grunnpakke

  • Slack - Internkommunikasjon og kommunikasjon med miljøet

  • GSuite - Epost, kalender, dokumenter etc.

  • Harvest - Timeføring

  • Asana - Oppgavehåndtering

  • OfficeRnD - adminsystem for inkubatoren

Anbefalt

  • Brave - Nettleser basert på Chrome. Har innebygd adblock og beskyttelse mot sporing

  • Bitwarden - Program for håndtering av passord

Annet

Ferie

Samfunnsutfordringer er altoppslukende og du kommer i perioder til å jobbe mer enn en tradisjonell arbeidsuke. Vi trenger derfor ferie for å koble av og lade batteriene.

Hos SoCentral har du 5 uker ferie og vi forventer vi at du tar minimum 4 uker ferie hvert år. I tillegg til ferie og de nasjonale fridagene tar vi også fri i romjulen og påsken.

Utover dette kan du ta fri når du trenger det, men sjekk at det ikke er leveranser eller viktige møter som er avhengig av deg i den perioden du vil være borte.

Lønnspolicy

SoCentral er en transparent bedrift - også på lønn. Vi ønsker at du skal være komfortabel med hva både du og de andre i teamet tjener. Vi offentliggjør ikke lønnsnivå, men er åpne om det hvis det kommer spørsmål.

SoCentral har en klar og kollektiv lønnsmodell for å sikre at vi er konkurransedyktig, men samtidig vise at det finnes et nivå for hva som er nok lønn.

Ved nyansettelse fastsetter eierne lønn og betingelser, men etter 12 mnd er det rom for individuell justering før man trer inn i den kollektive modellen.

Kollektiv modell

  • Fulltidsansatte får tilbud om å gå inn som partner og medeier i selskapet. Det gis ingen avkastning av overskudd - så rolle som partner gis for å skape eierskap til bedriften og det vi ønsker å gjennomføre.

  • SoCentral har makslønn tilsvarende statens lønnstrinn 86 og minimumslønn på 50% av makslønn for faste ansatte som har vært ansatt i mer enn 12 måneder.

  • Totale ramme for lønnsjusteringer fastsettes hvert år av partnermøte basert på forslag fra daglig leder/økonomisjef. Summen deles likt på alle ansatte som ikke har nådd makstaket.

  • Ved årsslutt har det noen ganger blitt gitt et liten bonus hvis økonomien gitt rom for dette. Denne summen blir fordelt likt mellom de ansatte.

Andre goder

SoCentral dekker følgende for sine ansatte:

  • Årskort hos Ruter

  • Mobilabonnement

  • Internett hjemme

  • Lunsj

  • Klima-positivt CO2-reduksjon hos chooose.today

  • Ved foreldrepermisjon dekker SoCentral lønnsutbetaling som ikke dekkes av staten (p.d. alt over 6G).

Vi jobber med tunge og kompetansekrevende utfordringer. Hvis du ser mulighet til kompetanseheving vil SoCentral legge til rette for at du kan sette av tid til dette og dekke evt. deltakeravgifter e.l.

SoCentral gir sine ansatte 3,5% OTP og god dekning på sine yrkesskadeforsikring. Info om hva som dekkes ligger i team-mappen.