Her finner du et utgangspunkt for å kunne planlegge en god workshop. I ressursmappa finner du også eksempler på kjøreplaner. Hvert arrangement følger et fast opplegg, som ser sånn ut:

• Registrering og småprat

• Velkommen og innsjekk rundt bordene

• Faglige innlegg

• Workshop

• Ordet fritt

• Gratis lunsj og småprat

På hver inkluderingsdag settes det av tid til arbeid i grupper/workshop, direkte relatert til dagens tema og de faglige innleggene som er holdt. Under følger noen spørsmål man kan stille seg som hjelp i planleggingen og gjennomføringen.

Forberedelse

Hva er målet med dagens workshop, og hva ønsker vi å sitte igjen med når økten er ferdig?

Ønsker man f.eks. innspill på en problemstilling, ideer til et konkret prosjekt, eller å gi deltagerne mulighet til å utveksle erfaringer? På en inkluderingsdag er hovedmålet ofte det siste; å gi deltagerne en mulighet til å få dele erfaringer, stille hverandre spørsmål, og gjennom det se nye muligheter, både for nytt samarbeid og for videreutvikling av sitt eget prosjekt/arbeid.

I hvor store grupper bør deltagerne jobbe?

Gruppestørrelsen avhenger av oppgavene som skal løses, men som hovedregel bør det være 4–8 deltagere i hver gruppe.

Hvilke spørsmål skal deltagerne jobbe med, og hvordan? Hvilke øvelser/oppgaver kan passe til dagens workshop?

Det kan være fornuftig å be innlederne komme med input på mulige problemstillinger/oppgaver, kanskje har de et pågående prosjekt de ønsker innspill på fra deltagerne? Kanskje ønsker de å være bordvert ved en stasjon/problemstilling? Det viktigste er å lage spørsmål som gjør at deltagerne får diskutert, utvekslet erfaringer og kommet med nye ideer. Som hovedregel er det denne utvekslingen som er å regne som “output”, og det er sjelden at det blir produsert noe konkret som skal brukes av noen i etterkant.

Hvordan skal rommet organiseres?

Dersom det er mulig, bør man organisere rommet slik at deltagerne er naturlig inndelt i grupper fra de setter seg på starten av dagen. Dersom man kan unngå å rigge om rommet i løpet av en inkluderingsdag, er det en fordel, men man kan også bruke en kaffepause midt i programmet for å rigge om. Dersom man ser at de som er kollegaer/kjente fra tidligere har plassert seg sammen, kan man be folk om å bytte plassering i en pause eller før workshop-delen starter. Det er en fordel for dynamikken i gruppene at folk fra samme organisasjon sprer seg på flere grupper, og at det også er representanter fra ulike sektorer rundt hvert bord (dette siste er vanskeligere å kontrollere).

Gjennomføring

En workshop (fasilitert prosess) har tre faser: Åpne, undersøke og lukke. I hver fase er det tre elementer å være oppmerksom på, som du som fasilitator forsøker å balansere. Disse elementene er hva (innhold), hvem (relasjoner/kompetanse) og hvordan (prosess). I tillegg skal man være oppmerksom på hvorfor man gjør det man gjør. Underveis i en workshop kan man stille seg disse spørsmålene:

• Har deltagerne forstått oppgaven, eller trenger de hjelp til å komme i gang?

• Holder de seg til oppgaven, eller er det behov for å klargjøre/hjelpe samtalen videre?

• Hva skriver de på plansjene? Lytt til diskusjonene rundt bordene for å få ideer til oppsummering/lukking

• Er de ferdige med å diskutere, og klare for å runde av samtalen? Spør ved de ulike bordene, og gi dem et hint om at de bør fullføre resonnementet/skrive ned innspill på plansjen.

Når arbeidet i grupper avsluttes og lukkes, kommenterer du som fasilitator høyt ut fra observasjoner i de ulike gruppene. Du kan evt. lese høyt fra noen plansjer, og be om innspill/kommentarer fra deltagere. Er det noen som ønsker å dele høyt fra sin gruppe så alle kan høre? Dersom lokalet tillater det, er det fint at du som ordstyrer beveger deg rundt i lokalet for å aktivere ulike deltagere.